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samedi 17 octobre 2015
1.1 Le comité annonce l’ouverture des candidatures et sélectionne les prochaines équipes organisatrices
annoncer l’ouverture
susciter des candidatures
étudier les dossiers
contacter les candidats
sélectionner
annoncer la ville sélectionnée
1.2 Le comité reste à disposition comme soutien et éclairage pour l’équipe organisatrice.
Le comité peut être à tout moment sollicité pour donner un avis. En fonction du sujet, le comité peut faire appel à des personnalités qualifiées pour éclairer ses choix.
1.3 Le comité est garant de l’orientation générale de la manifestation
Le comité a un rôle d’alerte si une édition rencontre des difficultés (par ex. éthique, finances…)
1.4 Le comité gère les ressources web générales des RMLL et en facilite l’accès :
serveur physique
sites rmll.info, comite.rmll.info, wiki.rmll.info
serveur de listes de diffusion listes.rmll.info
etc.
Le comité met en place un Comité Technique pour faciliter l’accès à ces ressources.
1.5 Le comité facilite, et peut même aider, le développement, la maintenance et la distribution des ressources logicielles utiles pour les RMLL :
serveur virtuel de chaque édition
logiciel de publication
logiciel d’appel à communications
logiciel de réservation
logiciel de comptabilité
Le Comité Technique est maitre d’oeuvre et facilite l’appropriation de ces outils.
(1 droit de vote par équipe, 5 droits de vote au total)
2.1 les 5 dernières équipes ont chacune un droit de vote et font entrer 2 ou 3 membres qui partagent ce droit de vote
2.2 possibilité de membres cooptés, sans droit de vote
proposés par un-e membre
sous condition de majorité de 4/5 des votants (donc 4 votes)
2.3 Un-e membre qui ne s’est pas manifesté-e sur la liste de diffusion du comité pendant 6 mois, sauf raison sérieuse et dûment attestée (grave maladie ou autre cas de force majeure) est considéré-e comme démissionnaire. Ceci implique une étape intermédiaire durant laquelle le comité tente de prendre contact avec le membre dit démissionnaire et en comprendre les raisons.
2.4 Pour faire face à la défaillance d’un membre, le comité peut rechercher un-e remplaçant-e, de préférence dans l’équipe de la même édition que le démissionnaire
3.1 Les nouveaux arrivants sont tenus au courant pour pouvoir remplir leur rôle immédiatement
accès aux archives
communication de tous documents utiles
accès au site web en écriture
3.2 Les consultations se font soit par courriel, soit par sondage sur le web (sécurisé), par e-conférence ou réunion physique sur les lieux des RMLL. Le délai de réponse est de deux semaines maximum. Les membres du comité communiquent leurs coordonnées téléphoniques pour pouvoir être prévenus (oralement ou par SMS) rapidement de la tenue d’un scrutin. Les périodes du 1er au 15 août et du 24 décembre au 1er janvier ne sont pas décomptées.
4.1 Le site Internet est la vitrine et le principal moyen de communication du comité Le comité s’organisera pour que des volontaires le maintiennent afin
qu’il soit tenu à jour
qu’il refléte l’activité du comité
qu’on puisse y trouver des moyens pratiques de contacter le comité
Le contenu du site est la responsabilité du Comité, donc de ses membres, qui débattront à chaque fois que nécessaire.
4.2 Les membres du comité communiquent aussi par d’autres moyens
liste de diffusion publique (discussion@ ou amis@ ou autre nom)
micro-blogging, réseaux sociaux...
4.3 Le comité élit chaque année un-e porte-parole pour améliorer l’audience et le rayonnement auprès du public.
Il peut mandater l’un de ses membres ou une personne qualifiée pour certaines taches ou missions.