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Règlement Intérieur

samedi 17 octobre 2015

Responsabilités, rôle du comité

1.1 Le comité annonce l’ouverture des candidatures et sélectionne les prochaines équipes organisatrices
- annoncer l’ouverture
- susciter des candidatures
- étudier les dossiers
- contacter les candidats
- sélectionner
- annoncer la ville sélectionnée

1.2 Le comité reste à disposition comme soutien et éclairage pour l’équipe organisatrice.

Le comité peut être à tout moment sollicité pour donner un avis. En fonction du sujet, le comité peut faire appel à des personnalités qualifiées pour éclairer ses choix.

1.3 Le comité est garant de l’orientation générale de la manifestation

Le comité a un rôle d’alerte si une édition rencontre des difficultés (par ex. éthique, finances…)

1.4 Le comité gère les ressources web générales des RMLL et en facilite l’accès :
- serveur physique
- sites rmll.info, comite.rmll.info, wiki.rmll.info
- serveur de listes de diffusion listes.rmll.info
- etc.

Le comité met en place un Comité Technique pour faciliter l’accès à ces ressources.

1.5 Le comité facilite, et peut même aider, le développement, la maintenance et la distribution des ressources logicielles utiles pour les RMLL :
- serveur virtuel de chaque édition
- logiciel de publication
- logiciel d’appel à communications
- logiciel de réservation
- logiciel de comptabilité

Le Comité Technique est maitre d’oeuvre et facilite l’appropriation de ces outils.


Composition (membres, votes)

(1 droit de vote par équipe, 5 droits de vote au total)

2.1 les 5 dernières équipes ont chacune un droit de vote et font entrer 2 ou 3 membres qui partagent ce droit de vote

2.2 possibilité de membres cooptés, sans droit de vote
- proposés par un-e membre
- sous condition de majorité de 4/5 des votants (donc 4 votes)

2.3 Un-e membre qui ne s’est pas manifesté-e sur la liste de diffusion du comité pendant 6 mois, sauf raison sérieuse et dûment attestée (grave maladie ou autre cas de force majeure) est considéré-e comme démissionnaire. Ceci implique une étape intermédiaire durant laquelle le comité tente de prendre contact avec le membre dit démissionnaire et en comprendre les raisons.

2.4 Pour faire face à la défaillance d’un membre, le comité peut rechercher un-e remplaçant-e, de préférence dans l’équipe de la même édition que le démissionnaire


Fonctionnement interne

3.1 Les nouveaux arrivants sont tenus au courant pour pouvoir remplir leur rôle immédiatement
- accès aux archives
- communication de tous documents utiles
- accès au site web en écriture

3.2 Les consultations se font soit par courriel, soit par sondage sur le web (sécurisé), par e-conférence ou réunion physique sur les lieux des RMLL. Le délai de réponse est de deux semaines maximum. Les membres du comité communiquent leurs coordonnées téléphoniques pour pouvoir être prévenus (oralement ou par SMS) rapidement de la tenue d’un scrutin. Les périodes du 1er au 15 août et du 24 décembre au 1er janvier ne sont pas décomptées.


Communication et représentation

4.1 Le site Internet est la vitrine et le principal moyen de communication du comité Le comité s’organisera pour que des volontaires le maintiennent afin
- qu’il soit tenu à jour
- qu’il refléte l’activité du comité
- qu’on puisse y trouver des moyens pratiques de contacter le comité

Le contenu du site est la responsabilité du Comité, donc de ses membres, qui débattront à chaque fois que nécessaire.

4.2 Les membres du comité communiquent aussi par d’autres moyens
- liste de diffusion publique (discussion@ ou amis@ ou autre nom)
- micro-blogging, réseaux sociaux...

4.3 Le comité élit chaque année un-e porte-parole pour améliorer l’audience et le rayonnement auprès du public.

Il peut mandater l’un de ses membres ou une personne qualifiée pour certaines taches ou missions.

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